Die Proformarechnung ist eine Vorabrechnung, die der Verkäufer dem Käufer vor dem eigentlichen Verkauf übermittelt und die Warenbeschreibung, Menge, Preis sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen ausweist. Sie dient als Angebot oder Auftragsbestätigung und wird bei der Eröffnung von Akkreditiven, für Anzahlungen und bei Anträgen auf Einfuhrgenehmigung verwendet. Sie löst keine Steuer aus und ersetzt nicht die Handelsrechnung.
Welche rechtliche Natur hat die Proformarechnung?
Artikel 229 des türkischen Steuerverfahrensgesetzes (Vergi Usul Kanunu) definiert die Rechnung als Handelsdokument, das den Betrag ausweist, den der Kunde für die verkaufte Ware oder die erbrachte Leistung schuldet. Die Proformarechnung beschreibt dagegen einen Verkauf, der noch nicht stattgefunden hat. Sie wird daher nicht verbucht, löst weder Umsatzsteuer (KDV) noch Ertrag aus und wird nicht als E-Rechnung (e-fatura) ausgestellt. Rechtlich hat sie meist den Charakter eines Angebots; unterschreibt und bestätigt der Käufer sie, wird sie zum schriftlichen Nachweis der vereinbarten Bedingungen und ersetzt bei vielen kleineren Geschäften den Kaufvertrag.
Wofür wird sie verwendet?
- Eröffnung eines Akkreditivs: Die Bank des Käufers legt die Akkreditivbedingungen anhand von Betrag, Warenbeschreibung, Lieferbedingung und spätestem Verladedatum aus der Proforma fest.
- Vorauskasse oder Anzahlung: Die Bank des Käufers verlangt die Proforma als Grundlage für die Devisenüberweisung ins Ausland.
- Einfuhrgenehmigung und Devisenzuteilung: In Ländern mit Lizenz- oder Genehmigungsregime wird der Antrag mit der Proforma gestellt.
- Logistik- und Versicherungsangebot: Geschätztes Gewicht, Volumen und geschätzter Wert sind die Eingangsgrößen für die Fracht- und Versicherungskalkulation.
- Muster und unentgeltliche Sendungen: Bei Sendungen ohne Verkauf wird eine Proforma ausgestellt, um den Warenwert auszuweisen.
Worin unterscheidet sie sich von der Handelsrechnung?
| Merkmal | Proformarechnung | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt der Ausstellung | Vor oder während der Bestellung | Bei Versand der Ware oder bei Abschluss des Verkaufs |
| Funktion | Angebot, Auftragsbestätigung, Grundlage für Zahlung und Genehmigungen | Belegt Forderung und Verkauf |
| Steuer und Buchhaltung | Wird nicht verbucht | Wird verbucht, löst Steuern aus |
| Zollanmeldung | Bei gewerblicher Ein- und Ausfuhr allein nicht ausreichend | Grundlegendes Dokument für den Zollwert |
| Änderbarkeit | Kann überarbeitet und neu ausgestellt werden | Wird über ein Storno- oder Rückgabeverfahren korrigiert |
Inhalt und Rolle der Handelsrechnung beim Zoll erläutert der Beitrag Handelsrechnung im Außenhandel.
Welche Angaben gehören in eine Proformarechnung?
- Firma, Anschrift sowie Steuer- oder Registernummer von Verkäufer und Käufer.
- Proformanummer, Datum und Gültigkeitsdauer des Angebots.
- Eindeutige Warenbeschreibung, Modell- oder Teilenummer, GTİP (türkische Zolltarifnummer) und Ursprung.
- Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag und Währung.
- Lieferbedingung und Lieferort mit Angabe der Version, z. B. „FCA Gebze, Incoterms® 2020“.
- Zahlungsart: Vorauskasse, Akkreditiv, Dokumente gegen Zahlung oder Zahlung nach Warenerhalt.
- Voraussichtlicher Liefer- oder Verladetermin.
- Verpackungsart, Anzahl der Packstücke, geschätztes Brutto- und Nettogewicht.
- Bankverbindung des Verkäufers, Unterschrift und Firmenstempel.
Wer stellt sie aus und wann wird sie benötigt?
Die Proforma stellt der Verkäufer aus; angefordert wird sie meist vom Käufer oder von dessen Bank. Bei Maschinen- und Projektaufträgen mit langer Lieferzeit sind mehrere Revisionen üblich. Bei jeder Revision sollte die Nummer geändert und angegeben werden, welche Fassung gilt. Je nach Zahlungsart ändert sich die Rolle des Dokuments; bei Zahlung gegen Dokumente stützen sich die Banken eher auf die Versanddokumente als auf die Proforma.
Häufige Fehler
- Abweichungen bei Warenbeschreibung oder Betrag zwischen Proforma und Handelsrechnung zulassen; bei Akkreditivgeschäften kann diese Unstimmigkeit die Zahlung blockieren.
- Die Lieferbedingung ohne Ortsangabe nennen.
- Keine Gültigkeitsdauer festlegen; ändern sich Rohstoffpreise oder Wechselkurs, kann das alte Angebot als bindend gelten.
- Versuchen, die Proforma bei der Zollanmeldung anstelle der Handelsrechnung zu verwenden.
Die Stimmigkeit von Vertrag und Dokumentensatz lässt sich im Rahmen der Beratung zu Rechtsvorschriften gemeinsam prüfen.