Yükleme talimatı (shipping instruction, SI), göndericinin veya forwarder'ın deniz yolu taşıyanına konşimentonun nasıl düzenleneceğini bildirdiği belgedir. Gönderici, alıcı, ihbar edilecek taraf, mal tanımı, GTİP, ağırlık, konteyner ve mühür numaraları ile belge türü burada yazılır. Taşıyan konşimento taslağını bu bilgilerden üretir; SI'daki hata doğrudan konşimentoya geçer.
SI neden bu kadar önemli?
Konşimento, Türk Ticaret Kanunu'na göre eşyanın cinsi, işaretleri, koli sayısı ve ağırlığı gibi bilgileri yükletenin beyanına uygun olarak içerir (TTK m. 1229). Taşıyan bu beyanı yükleme talimatından alır. Booking yerin ayrılmasını sağlar; SI ise belgenin içeriğini belirler. Booking süreci için deniz yolu booking maddesine bakılabilir.
SI'da hangi bilgiler yer alır?
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Shipper | Gönderici unvanı ve adresi; akreditifte lehtar bilgisiyle aynı olmalı |
| Consignee | Alıcı adı, "to order" veya "to order of [banka]" |
| Notify party | Varışta haberdar edilecek taraf, çoğunlukla alıcı veya gümrük temsilcisi |
| Belge türü | Orijinal konşimento (kaç nüsha), telex release veya sea waybill |
| Navlun ödemesi | Prepaid veya collect |
| Limanlar | Yükleme limanı, boşaltma limanı, gerekiyorsa son teslim yeri |
| Konteyner bilgisi | Konteyner ve mühür numaraları, tip |
| Mal tanımı | Koli sayısı ve türü, tanım, GTİP/HS kodu, brüt ağırlık, hacim, marka |
| Özel kayıtlar | Akreditif numarası, tehlikeli madde bilgisi (UN no, IMDG sınıfı), sıcaklık ayarı |
VGM ile ilişkisi
SOLAS Bölüm VI Kural 2 uyarınca, 1 Temmuz 2016'dan beri dolu konteynerin doğrulanmış brüt ağırlığı (VGM) gemiye yükleme şartıdır. Gönderici VGM'yi bir taşıma belgesinde beyan eder ve istif planı hazırlanmadan önce taşıyana iletir. Birçok hat VGM'yi SI ile birlikte, bazıları ayrı bir bildirimle ister. VGM'nin hesaplama yöntemleri VGM maddesinde anlatılır.
Cut-off ve süreç
- Booking onayı alınır; SI ve VGM için son saatler (cut-off) not edilir.
- Konteyner yüklenir, mühürlenir; konteyner ve mühür numaraları kaydedilir.
- SI, hattın portalı veya e-posta şablonu üzerinden belge cut-off'undan önce gönderilir.
- Taşıyan konşimento taslağını (draft B/L) gönderir.
- Gönderici taslağı fatura, çeki listesi ve akreditif şartlarıyla karşılaştırıp onaylar.
- Gemi kalktıktan sonra nihai belge düzenlenir.
Belge cut-off'u kaçırılırsa konteyner bir sonraki gemiye kalabilir veya geç SI ücreti uygulanabilir. Süre kavramları cut-off tarihi maddesinde ayrıntılıdır.
Sorumluluk kimde?
SI'daki beyanlardan gönderici sorumludur. Taşıyan, bildirilen ağırlık veya koli sayısını kontrol edemiyorsa konşimentoya "said to contain" ya da "shipper's load, stow and count" gibi çekinceler koyar. Bu kayıtlar, sonradan çıkan eksiklikte taşıyanın sorumluluğunu daraltır. Tehlikeli maddenin yanlış veya eksik beyanı ise hem cezai hem de güvenlik sonuçları doğurur.
Düzeltme ücreti riski
Taslak aşamasında yapılan düzeltmeler çoğu hatta ücretsizdir. Nihai belge düzenlendikten sonra yapılan değişiklikler için hatlar düzeltme (amendment) ücreti alır; varış limanında yapılan değişiklikler ise hem pahalı hem yavaştır. Alıcı adının değişmesi gibi bazı düzeltmeler orijinal setin iadesini gerektirebilir.
Sık yapılan hatalar
- Fatura ve çeki listesiyle uyuşmayan ağırlık veya koli sayısı
- Akreditifin istediği mal tanımı yerine genel bir tanım yazmak
- Eksik veya hatalı GTİP; varış gümrüğünde beyan sorununa yol açar
- Mühür numarasını yanlış yazmak
- Notify party'ye telefon ve e-posta eklememek
- Belge türünü (orijinal, telex, sea waybill) belirtmemek
Deniz yolu taşımacılığında SI'ı forwarder hazırlasa bile içerikten gönderici sorumludur; taslak onayı mutlaka satış ekibi ve finans tarafından birlikte yapılmalıdır.