EDI (Electronic Data Interchange), iki şirketin bilgisayar sistemleri arasında sipariş, sevk bildirimi, fatura, booking ve durum mesajlarının standart bir formatta, insan müdahalesi olmadan aktarılmasıdır. Lojistikte en yaygın standartlar UN/EDIFACT ve ANSI X12'dir. Liman, hat, taşıyıcı ve gümrük sistemleri arasındaki veri akışının büyük kısmı EDI ile yürür.
EDI tam olarak neyi değiştirir?
EDI'den önce bir sevkiyat talimatı e-postayla gelir, operasyon personeli bunu kendi sistemine elle yazar, aynı bilgiyi hattın portalına bir kez daha girerdi. EDI'de belge değil veri gönderilir: gönderenin sistemi mesajı standart bir yapıda üretir, alıcının sistemi onu okuyup doğrudan kayda çevirir. Yeniden yazma ortadan kalkınca hem hız artar hem de konteyner numarası, ağırlık veya GTİP gibi alanlardaki yazım hataları azalır.
Hangi standartlar kullanılır?
| Standart | Kim yönetir? | Nerede yaygın? |
|---|---|---|
| UN/EDIFACT | Birleşmiş Milletler, UN/CEFACT | Avrupa, Asya, deniz yolu hatları ve limanlar; dizinler yılda iki kez yayımlanır (ör. D.21A, D.21B) |
| ANSI X12 | ASC X12 (ABD) | Kuzey Amerika perakende, karayolu ve lojistik |
| EANCOM | GS1 | EDIFACT'ın perakende ve tedarik zinciri alt kümesi |
Lojistikte hangi mesajlar dolaşır?
- Ticari akış: ORDERS (sipariş), DESADV (sevk bildirimi), INVOIC (fatura). X12'deki karşılıkları 850, 856 ve 810'dur. DESADV, paletlerdeki SSCC etiketleriyle eşleştirilerek mal kabulünü hızlandırır.
- Taşıma talimatı ve durum: IFTMIN (taşıma talimatı), IFTSTA (yükleme, yolda, teslim gibi durum bildirimleri). X12'de 204 yük teklifi, 214 sevkiyat durumu mesajıdır.
- Deniz yolu ve liman: IFTMBF/IFTMBC (booking talebi ve teyidi), CODECO (konteyner giriş-çıkış), COPRAR (yükleme-boşaltma listesi), BAPLIE (gemi istif planı), VERMAS (VGM bildirimi).
- Gümrük: CUSCAR (yük manifestosu), CUSDEC (gümrük beyanı). Türkiye'de beyanlar Ticaret Bakanlığı'nın BİLGE sistemine elektronik olarak gönderilir; NCTS'de ise IE015 beyan, IE029 serbest bırakma gibi numaralı mesajlar kullanılır.
EDI nasıl kurulur?
- Ortak ve mesaj seçimi: Hangi iş ortağıyla hangi mesajların, hangi sürümle değişileceği belirlenir.
- Uygulama kılavuzu: Ortak, zorunlu alanları ve kod listelerini gösteren "implementation guide" verir. Aynı IFTMIN mesajı iki hatta farklı alanlarla istenebilir.
- Eşleme (mapping): Şirketin ERP veya TMS alanları standart segmentlere eşlenir.
- İletim kanalı: AS2, SFTP veya bir katma değerli ağ (VAN) seçilir.
- Test ve devreye alma: Örnek mesajlar karşılıklı doğrulanır, hata ve onay mesajları (CONTRL, X12'de 997) kurgulanır.
EDI mı, API mi?
| EDI | API | |
|---|---|---|
| Veri yapısı | Sabit, standart segmentler | Çoğunlukla JSON, sağlayıcıya özel |
| Zamanlama | Toplu veya olay bazlı dosya | Anlık sorgu ve yanıt |
| Güçlü yanı | Hatlar, limanlar ve büyük perakendeciler arasında yerleşik kabul | Hızlı kurulum, canlı konum ve fiyat sorgusu |
| Zayıf yanı | Eşleme ve test süreci uzun | Her sağlayıcı için ayrı entegrasyon |
İki teknoloji birbirinin rakibi değildir. Pek çok şirket booking ve faturayı EDI ile, canlı araç konumunu API ile alır. Taşıyıcı ve müşteri sistemlerinin nasıl bağlandığı API entegrasyonu tarafında ayrıca planlanır. Yurt içi elektronik belgeler ise ayrı bir alandır; e-irsaliye GİB'in kendi formatıyla çalışır.
Sık yapılan hatalar
- Kod listelerini yerel değerlerle doldurmak. Liman için UN/LOCODE (ör. TRMER), ambalaj için standart ambalaj kodu kullanılmalıdır.
- Hata mesajlarını izlememek. Reddedilen bir IFTSTA kimseye haber vermeden kaybolabilir.
- Sürüm değişikliğini ortakla eşzamanlı yapmamak.
Gümrük tarafında elektronik beyan akışı dijital gümrük hizmetinin, sevkiyat durum verisi ise günlük araç takibi ve raporlama hizmetinin konusudur.
Sık Sorulan Sorular
Küçük bir ihracatçının EDI kurması gerekir mi?
EDIFACT mesajı nasıl bir yapıdadır?
Kaynaklar
- UNECE – UN/EDIFACT
- X12 – Accredited Standards Committee X12
- GS1 – EANCOM standardı