e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin Gelir İdaresi standartlarında elektronik ortamda düzenlenen, alıcıya iletilen, saklanan ve ibraz edilen biçimidir. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Fatura'ya kayıtlı olup brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olanlar ile akaryakıt, maden, şeker, demir-çelik ve gübre gibi sektörlerdeki mükellefler kullanmak zorundadır.
Kâğıt irsaliyeden farkı ne?
Sevk irsaliyesi, malın satıcının deposundan çıkışını ve yolda kimin elinde olduğunu gösteren vergi belgesidir. e-İrsaliye bu belgenin içeriğini değiştirmez; düzenleme, iletim ve saklama yöntemini değiştirir. Belge UBL-TR formatında oluşturulur, mali mühür veya elektronik imzayla imzalanır ve GİB üzerinden alıcının sistemine düşer.
| Konu | Kâğıt sevk irsaliyesi | e-İrsaliye |
|---|---|---|
| Düzenleme | Matbaada basılmış seri-sıra numaralı form | Yazılım üzerinden, sistemin verdiği numara ve ETTN ile |
| İletim | Malla birlikte elden | Elektronik; kayıtlı olmayan alıcıya talep üzerine kâğıt çıktı |
| İmza | Islak imza ve kaşe | Mali mühür veya e-imza |
| Araçta bulundurma | Belgenin aslı | Kâğıt örneği veya elektronik görüntüsü |
| Saklama | Kâğıt arşiv | Elektronik ortamda, yasal süre boyunca |
Kimler kullanmak zorunda, ne zaman geçilir?
- Hasılat ölçütü: e-Fatura'ya kayıtlı olup 2021 veya sonraki bir hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olanlar. Geçiş, izleyen hesap döneminin yedinci ayının başıdır; 2025 hasılatı sınırı aşan bir firma 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-İrsaliye düzenlemek zorundadır.
- Sektör ölçütü: EPDK lisanslı akaryakıt işletmeleri, ÖTV (III) sayılı liste malları, maden ruhsatı sahipleri, şeker üreticileri, GTİP 72–73 kapsamındaki demir-çelik firmaları, Gübre Takip Sistemi kullanıcıları ve Hal Kayıt Sistemi'ndeki sebze-meyve tüccarları. Bu gruplarda geçiş, şartın sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başında başlar.
- Gönüllü kullanım: Zorunlu olmayan mükellefler de başvurarak sisteme girebilir.
Taşıma sırasında araçta nasıl bulundurulur?
Tebliğe göre malın fiili sevki sırasında araçta e-İrsaliyenin bir kâğıt örneği bulunmalı ya da belgenin elektronik görüntüsü gösterilebilmelidir. Telefon veya tablette açılan belge yeterlidir. Kâğıt çıktıda ıslak imza ve kaşe gerekmez; bu şart yalnız sisteme kayıtlı olmayan alıcı kâğıt çıktı istediğinde aranır. Sürücü çıktıyı alıcıya bırakmak zorunda da değildir.
Nasıl düzenlenir?
- Firma GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden birini seçer.
- e-İrsaliye, mal yola çıkmadan önce düzenlenir. Belgeye alıcı, mal cinsi ve miktarı ile taşıyıcı unvanı, araç plakası ve sürücü bilgisi yazılır.
- Fatura irsaliyeden önce kesildiyse fatura tarihi ve numarası da belgeye eklenir.
- Alıcı malı teslim alınca isterse e-İrsaliye Yanıtı ile tam veya kısmi kabul bildirir. Hatalı belgenin reddi ancak fiili sevkten önce geçerlidir; sonradan gönderilen ret hükümsüzdür.
Firmalar arası veri akışında e-İrsaliye çoğu zaman EDI ve ERP entegrasyonuyla otomatik üretilir.
Uluslararası sevkiyatta e-İrsaliyenin yeri
e-İrsaliye yurt içi vergi belgesidir; uluslararası taşıma sözleşmesinin yerini tutmaz. İhraç yükünün fabrikadan gümrüğe veya limana giden Türkiye içi bacağında irsaliye düzenlenir, sınırdan sonra CMR ve gümrük belgeleri geçerlidir. İki belgenin işlevi sevk irsaliyesi ile CMR farkı maddesinde anlatılır. Taşıyıcı tarafındaki ayrı bildirim yükümlülüğü için U-ETDS maddesine bakılabilir. Uluslararası karayolu taşımacılığında yurt içi bacak için plaka ve sürücü bilgisinin yüklemeden önce netleşmesi bu yüzden önemlidir.
Sık yapılan hatalar
- Belgenin mal yola çıktıktan sonra düzenlenmesi
- Son anda araç değişince plakanın güncellenmemesi
- Zorunluluk başladıktan sonra matbu irsaliye kullanılmaya devam edilmesi; bu durum VUK'taki özel usulsüzlük cezasına yol açar
- Kısmi teslimde kabul edilmeyen malın iadesi için ayrı belge düzenlenmemesi