ISO 9001 belgesi, kuruluşun kalite yönetim sistemini kurup birkaç ay işletmesinin ardından akredite bir belgelendirme kuruluşunun yaptığı iki aşamalı denetimi geçmesiyle alınır. Hazırlık; boşluk analizi, dokümantasyon, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesinden oluşur. Belge üç yıl geçerlidir ve bu sürede her yıl gözetim denetimi yapılır.
Hangi sürüme göre belge alınmalı?
ISO 9001'in yeni baskısı ISO 9001:2026, 16 Eylül 2026'da yayımlandı. ISO/TC 176'nın duyurduğu geçiş takvimine göre 31 Mart 2028'den itibaren yeni akredite belgeler yalnız 2026 baskısına göre verilecek. ISO 9001:2015 belgesi olan kuruluşların geçiş için 30 Eylül 2029'a kadar süresi var. Bugün sistem kurmaya başlayan bir kuruluşun doğrudan 2026 baskısını esas alması, iki yıl sonra ikinci bir geçiş yükünden kurtarır. Standardın içeriği ISO 9001 nedir maddesinde anlatılır.
Belgelendirme adım adım nasıl yürür?
- Kapsam ve boşluk analizi: Hangi hizmetlerin ve sahaların sisteme gireceği yazılır; mevcut uygulamalar standart maddeleriyle karşılaştırılır.
- Süreç tasarımı ve dokümantasyon: Kalite politikası, ölçülebilir hedefler, süreç haritası, risk ve fırsat değerlendirmesi ve zorunlu kayıtlar hazırlanır.
- Uygulama: Sistem sahada işletilir ve kayıt üretir. Denetçi, uygulamanın kanıtını görmek ister; bu dönem çoğu kuruluşta en az birkaç ay sürer.
- İç tetkik: Denetlenen işten bağımsız, eğitimli bir tetkikçi tüm maddeleri kontrol eder.
- Yönetimin gözden geçirmesi (YGG): Üst yönetim hedefleri, müşteri geri bildirimini, uygunsuzlukları ve kaynak ihtiyacını değerlendirir.
- Aşama 1 denetimi: Belgelendirme kuruluşu dokümantasyonu ve hazırlık durumunu inceler.
- Aşama 2 denetimi: Sahada uygulamanın etkinliği denetlenir. Bulunan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet planı sunulur.
- Belge kararı: Uygunsuzluklar kapatıldıktan sonra belge düzenlenir; üç yıllık döngüde yıllık gözetim denetimleri yapılır.
Süre ve maliyeti neler belirler?
| Etken | Etkisi |
|---|---|
| Çalışan sayısı | Denetim gün sayısı IAF kurallarına göre çalışan sayısından hesaplanır |
| Saha sayısı | Şube, depo ve ofisler örnekleme ile denetlenir |
| Kapsam karmaşıklığı | Tasarım, çok modlu taşıma veya dış kaynaklı süreçler süreyi uzatır |
| Mevcut olgunluk | Kayıt tutma alışkanlığı olan kuruluşta hazırlık kısalır |
| Danışmanlık | İsteğe bağlıdır; belge ücretine dâhil değildir |
Birkaç düzine çalışanlı, tek sahalı bir lojistik firmasında hazırlıktan belgeye kadar süreç çoğunlukla üç ile altı ay arasında tamamlanır; çok sahalı yapılarda bu süre uzar.
Belgelendirme kuruluşu nasıl seçilir?
Belgenin uluslararası tanınması için kuruluşun TÜRKAK veya IAF karşılıklı tanıma anlaşmasına taraf başka bir akreditasyon kurumunca, ilgili sektör kapsamında akredite edilmiş olması gerekir. Taşımacılık ve depolama için kapsamda EA 31 sektör kodunun bulunması aranır. Seçim ölçütleri belgelendirme kuruluşu seçimi maddesinde ayrıntılı anlatılır. Verilen belge IAF CertSearch veritabanında sorgulanabilmelidir; yöntem belge geçerliliğini sorgulama maddesindedir.
Sık yapılan hatalar
- Hazır doküman setini firma adını değiştirerek kullanmak; denetçi sahadaki uygulamayla çelişkiyi hemen görür.
- İç tetkiki süreci yürüten kişiye yaptırmak.
- Akreditasyonu olmayan ya da kapsamı uymayan kuruluştan belge almak; ihale ve müşteri denetiminde kabul görmez.
- Kapsamı gereğinden dar yazmak, örneğin yalnız merkez ofisi belgelendirmek.
Voltim Global bu konuda nasıl destek verir?
Voltim Global, ISO 28000 ve ISO 50001 yönetim sistemi belgelerine, SQAS değerlendirmesine ve Ulaştırma Bakanlığı TİO yetki belgesine sahiptir. Tedarikçi değerlendirmesi yapan firmalar bu belgelerin geçerliliğini düzenleyen kuruluşun kayıtlarından doğrulayabilir; belge ve uyum soruları mevzuat danışmanlığı kapsamında ele alınır.